ISO 45001

4.KURULUŞUN BAĞLAMI

Şirketinizi etkileyen unsuları belirlemeniz, sisteminizi kurmanızda yönlendirici nitelik taşıyacaktır

4.1 Kuruluşun Bağlamının Anlaşılması

Bu adımda, organizasyonun faaliyet gösterdiği sektör, işletme çevresi, yasal gereklilikler ve diğer dış etmenler incelenir. Organizasyonun kuruluş amacı, tarihi, büyüklüğü, coğrafi konumu gibi faktörler de göz önünde bulundurulur. Bunun için yöneticiler, çalışanlar ve dış paydaşlarla görüşmeler yapılabilir, endüstri analizleri ve pazar araştırmaları yapılabilir.

• Örneğin, bir inşaat firması için kuruluşun bağlamı, sektörün genel ekonomik durumu, rekabetçi yapı, yasal düzenlemeler, iş güvenliği standartları ve proje çeşitliliği gibi faktörleri içerebilir.

Not: İç ve dış hususlar genel yaklaşımla rastgele örneklendirilmiştir, şirketinizin kapsamına özgü özelleştirmeniz ve detaylandırmanız gerekmektedir.

4.2 Çalışanlar ve Diğer İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması

Şirketin işleyişini etkileyen ilgili tarafları belirlenerek, bu tarafların çevresel ihtiyaçları ve beklentileri tespit etmelidir. ISO 45001’de çalışanların ihtiyaç ve beklentilerine ulaşılması ve anlaşılmasına da yoğunlaşılması gerekmektedir.

Madde 4.1'de belirletilen iç ve dış hususlar ilgili tarafların tespitinde yönlendirici nitelik taşımaktadır.

Örneğin, bir otel işletmesi için ilgili taraflar arasında çalışanların iş güvenliği ve sağlığı beklentileri, müşterilerin konfor ve güvenlik beklentileri, yerel toplulukların çevresel etkilerin azaltılması talepleri bulunabilir.

4.3 Kapsam

Organizasyonun İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) yönetim sisteminin kapsamı belirlenir. Bu, hangi işletme birimlerinin, süreçlerin veya faaliyetlerin İSG yönetim sistemi kapsamında olduğunu tanımlamayı içerir.

Kapsam belirlenirken, organizasyonun faaliyet gösterdiği sektör, risk profili, yasal düzenlemeler ve paydaş beklentileri göz önünde bulundurulmalıdır.

Örneğin, bir fabrika için İSG yönetim sistemi kapsamı, üretim hattı operasyonları, depo faaliyetleri ve ofis işlevleri gibi belirli işletme alanlarını içerebilir.

4.4 Yönetim Sistemi ve Prosesler

Şirketinizin İSG performansını iyileştirmek için gerekli yönetimsel, destek ve operasyonel prosesler belirlenmeli ISO 14001 standardına uygun olarak tanımlanmalıdır. Bu prosesler, İSG politikalarının oluşturulması, risk değerlendirmesi ve kontrolü, eğitim ve farkındalık programları, acil durum planlaması ve izleme ve ölçme faaliyetlerini içerebilir.

Süreçler sürekli iyileştirme prensiplerine dayalı olarak sürekli olarak gözden geçirilmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.

5. LİDERLİK

5.1 Liderlik ve Taahüt

Üst yönetim, iş sağlığı ve güvenliği yönetim sisteminin etkili bir şekilde işlemesi için liderlik göstermelidir. Bu kapsamda,

• İş sağlığı ve güvenliği politikası oluşturulmalı ve bu politikaya uygun prosesler belirlenmelidir.

• Üst yönetim, risk ve fırsat temelli bir yaklaşım benimseyerek iş sağlığı ve güvenliği performansını sürekli iyileştirmeyi teşvik etmelidir.

5.2 İSG Politikası

Organizasyonun İSG hedeflerini ve taahhütlerini içeren resmi bir İSG politikası oluşturulmalıdır. Bu politika, organizasyonun İSG performansını yönlendiren ve destekleyen temel bir belgedir.

5.3 Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Üst yönetim, iş sağlığı ve güvenliği yönetim sisteminin etkin bir şekilde işlemesi için görev, yetki ve sorumlulukları belirlemelidir. Bu çerçevede,

• İSG yönetimi için belirlenmiş roller, yetkiler ve sorumluluklar netleştirilmelidir. Bu, İSG yöneticileri, İSG temsilcileri ve diğer çalışanların rollerinin ve sorumluluklarının tanımlanmasını içerir.

• Kritik pozisyonlar için vekalet edecek pozisyonlar belirlenmeli ve iş sürekliliği sağlanmalıdır.

5.4 Çalışanların Görüşlerinin Alınması ve Çalışan Katılımı

Çalışanların İSG konularında fikirleri ve geri bildirimleri önemlidir. Organizasyon, çalışanların katılımını teşvik etmek için mekanizmalar oluşturmalı ve çalışanların güvenliği ve sağlığı konularında aktif olarak katılımını sağlamalıdır.

6. PLANLAMA

6.1 Risk ve Fırsat Belirleme Faaliyetleri

Şirketinizin İSG risklerini belirlemek ve fırsatları tanımlamak için planlama yapmalıdır. Bu, genel risk değerlendirmesi, tehlike tanımlaması, yasal gerekliliklerin belirlenmesi ve planlama faaliyetlerini içerir.

6.2 İSG Hedefleri ve Bunlara Erişmek için Planlama

Şirketin belirlenen İSG Hedeflerine ulaşmak için gerekli faaliyetleri planlanır. Bu planlama süreci, İSG hedeflerini gerçekleştirmek için izlenecek stratejileri, programları ve projeleri içerir. Ayrıca, bu faaliyetlerin kaynakları, süreleri ve sorumlulukları da planlanır. İSG performansını sürekli olarak iyileştirmek için bu faaliyetleri etkin bir şekilde uygulanır ve izlenir.

7. DESTEK

7.1  Kaynaklar

İSG yönetim sistemi için gerekli kaynakları sağlamalıdır. Bu, insan kaynakları, finansal kaynaklar, altyapı ve diğer gereksinimleri içerir.

7.2  Yetkinlik

Şirketiniz, İSG Yönetim Sistemi dahilinde çalışan personellerin yetkinliğini belirlemeli, bu yetkinlikleri güvence altına almalıdır.

Ayrıca gerekli olduğu taktirde şirket personellerine yeni yetkinlikler kazandırmak için gerekli eğitimleri planlamalıdır.

İSG yönetim sistemine dahil olan her personel  için gerekli olan yetkinlikler belirlenmeli, personel alımında bu yetkinliklere sahip personeller tercih edilmeli.

Belirlenen yetkinliklerin eksik olması ya da yeni yetkinlik ihtiyacı olması durumunda personele yeni yetkinlikler kazandırabilmek için gerekli eğitim imkanları sağlanmalıdır.

7.3  Farkındalık

İSG Yönetim sistemi dahilinde çalışan tüm personellerin aşağıdakilerin farkında olduğunu güvence altına almalıdır:

a)    İSG politikasının,

b)    İSG hedeflerinin

c)    İSGYS etkinliğine katkılarının,

d)    İSGYS şartlarını yerine getirmemeleri sonucu oluşacak etkilerin

Yeni işe başlayan personellere şirketin genel yönetim sistemleri hakkında ve çalışacağı süreçler konusunda oryantasyon eğitimleri ve tüm personele her yıl düzenli olarak yönetim sistemleri farkındalık eğitimi verilebilir. Verilen eğitimlerin kayıtları muhafaza edilmelidir.

7.4  İletişim

Şirketinizde dahili ve harici iletişim yöntemlerini belirleyerek aşağıdaki maddelere net cevaplar verilmesi gerekmektedir. Bu, personel arasında bilgi paylaşımını, müşterilerle, tedarikçilerle ve diğer ilgili taraflarla iletişimi içerir.

Şirketin iletişim yöntemleri ve iletişim araçları belirlenerek ilgili personele duyurulmalı.

Telefon numarası, mail adresi gibi iletişim kaynakların ulaşılabilirliği güvence altına alınmalıdır.

7.4.1 Genel 

Organizasyonun çevre yönetim sistemi ile ilgili genel iletişim stratejisi ve prosedürleri belirlenir.

7.4.2 İç İletişim  

Organizasyon içindeki iletişim süreçleri ve kanalları, İSG yönetim sistemi ile ilgili bilgilerin personel arasında etkili bir şekilde iletilmesini sağlar.

7.4.3 Dış İletişim  

Organizasyonun dışındaki paydaşlarla iletişim süreçleri ve kanalları, İSG yönetim sistemi ile ilgili bilgilerin müşteriler, tedarikçiler, kamu ve diğer paydaşlarla etkili bir şekilde iletilmesini sağlar.

7.5  Dokümante Edilmiş Bilgi

İSG yönetim sistemi ile ilgili dokümante edilmiş bilgiyi tanımlar, oluşturur, günceller ve korur. Bu bilgi, prosedürler, talimatlar, politikalar, kayıtlar ve diğer dokümanları içerebilir.

Şirket içi bir dokuman formatı hazırlanabilir (Logo, antet, standart yazım formatı ve standart kalıplar kullanılarak

Ayrıca her dokuman için, şirket içinde belirlenen yöneteme göre bir dokuman numarası ve dokuman ismi verilmelidir.

Hazırlanan dokumanlar yetkin bir personel tarafından gözden geçirilip uygulandıktan sonra kullanılmaya başlanmalı, 

Ayrıca tüm dokümanlarda hazırlayan ve onaylayan bilgisi mevcut olmalı.

Dokümanları hazırlamanın yanı sıra dokümanlara ilgili kişilerce ulaşılabilirliğin ve gerekli dokümanlarda da gizliliğin güvence altına alınması gerekmektedir

8. OPERASYON

8.1 Operasyonel planlama ve kontrol

İSG yönetim sistemi kapsamında belirlenen hedefleri gerçekleştirmek için operasyonel planlama ve kontrol faaliyetlerini yürütür. Bu faaliyetler, tehlikelerin önüne geçilmesi, risklerin azaltılması/engellenmesi, fırsatların geliştirilmesi ve çalışan beklentilerinin karşılanması gibi İSG performansı iyileştirmeyi amaçlar. Operasyonel planlama ve kontrol süreci, belirlenen hedeflere ulaşmak için gerekli olan kaynakların tahsisi, operasyonel süreçlerin belirlenmesi, izlenmesi ve gerekli düzeltici önlemlerin alınması gibi adımları içerir.

8.2 Acil duruma hazır olma ve müdahale

İSG ile ilgili acil durumlara hazırlıklı olmak ve bu durumlarla etkili bir şekilde başa çıkmak için gerekli önlemleri almak gerekmektedir. Acil duruma hazırlık faaliyetleri, İSG risklerinin ve tehlikelerin değerlendirilmesi, acil durum planlarının geliştirilmesi, personelin eğitimi ve acil durum tatbikatlarının düzenlenmesini içerir. Bu süreçte amaç, iş kazlarını engellemek, personel sağlığını korumak ve tehlikeleri minimize etmektir.

9. PERFORMANS DEĞERLENDİRME

9.1 İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme

 İSG performansı izlenmeli, ölçülmeli, analiz edilmeli ve düzenli olarak değerlendirilmelidir. Bu, uygunluk değerlendirmeleri, iç tetkikler ve yönetimin gözden geçirmesi gibi faaliyetleri içerir.

9.2 İç Tetkik

İç tetkik süreci hazırlanarak, iç tetkik ve koşulları tarif edilebilir.

Süreç hazırlarken iç tetkikin yetkin kişilerce en az yılda bir kez yapılıyor olmasına dikkat edilmeli

Şirketinizde iç tetkik hakkında aşağıdaki faktörler gereklidir

Sıklık, yöntemler, sorumlulukların da tarif edildiği iç tetkik programının planlanması, oluşturulması, uygulanması ve sürdürülmesi. (Programda kritik süreçlere öncelik verilmelidir)

• Her bir tetkik için tetkik kriterlerinin ve kapsamın tanımlanması,

• Tarafsızlığı ve objektifliği temin edecek şekilde tetkikçilerin seçimi ve tetkiklerin yürütülmesi,

• Tetkik sonuçlarının uygun yönetim kademesine raporlanmasının temin edilmesi

• Tetkik programı/programları ve tetkik sonuçlarının delil teşkil eden yazılı bilgilerinin muhafaza edilmesi.

9.3 Yönetimin Gözden Geçirmesi

Üst yönetim, çevre yönetim sisteminin etkinliğini ve uygunluğunu periyodik olarak gözden geçirir. Bu gözden geçirme toplantıları, çevresel performansın değerlendirilmesi, politika ve hedeflerin gözden geçirilmesi, iç ve dış faktörlerin değerlendirilmesi ve iyileştirme fırsatlarının belirlenmesini içerir.

10. İYİLEŞTİRME

10.2 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet

 İSG olayları ve uygunsuzluklar raporlanmalı, incelenmeli ve düzeltici faaliyetler uygulanmalıdır.Tespit edilen uygunsuzluk için uygunsuzluk raporu hazırlanarak öncelikle kök neden tespiti yapılmalı, kök neden tespit edilerek uygunsuzluğun tekrarını engelleyecek düzeltici faaliyet planlanmalı. Uygunsuzluk başka departmanlarda ya da başka alanlarda da gerçekleşti mi kontrol edilip gerekli tüm düzeltmeler yapılıp, takrarını önleyici faaliyetler olanladıktan sonra uygunsuzluk raporu kapatılır. Kapanan rapor yetkili bir personel tarafından onaylanmalıdır 

10.2 SÜREKLİ İYİLEŞTİRME

Kuruluş, İSG yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterliğini ve etkinliğini sürekli iyileştirmelidir. 

Kuruluş, sürekli iyileştirmenin bir parçası olarak ele alınacak ihtiyaç veya fırsatların mevcut olup olmadığını tespit etmek için analiz ve değerlendirmenin sonuçları ile yönetimin gözden geçirmesinin çıktılarını dikkate almalıdır. 

Uygunsuzluklar takip edililp düzeltici faaliyet planlanmalı, riskler tespit edilerek ortadan kaldırma/azaltmaya yönelik, fırsatlar tespit edilip geliştirmeye yönelik faaliyetler planlanmalı.

Süreç performansları sürekli izlenip performans değerlendirmesi yapılarak, süreçlerde istenilen performanslara ulaşılıp ulaşılmadığı kontrol edilmeli, süreçlerden istenilen performans tespit edilmediği taktirde, süreçler için iyileştirici faaliyet planlanması gerekmektedir