ISO 9001

Kalite yönetim sisteminin sürekliliğini sağlamak ve prosesleri işletebilmek için, görev yetki ve sorumluluklar belirlenmeli, duyurulmalı ve güvence altına alınmalıdır

Organizasyon şeması hazırlanarak sonrasında şemada yer alan her bir pozisyon içini görev, yetki ve sorumluluklar tarif edilmelidir.

Görev yetki ve sorumluluklar belirlenirken, herhangi bir pozisyonun, işten ayrılma, hastalık, görev değişikliği gibi plansız bir şekilde uzun süreli boşalması durumlarında iş sürekliliğini güvence altına almanız için, kritik pozisyonlar için porsiyonun boşalması durumunda vekalet edecek pozisyonların belirlenmesi önerilir

Süreçler risk ve fırsat bazlı değerlendirilerek, riskler için engelleyici/azaltıcı, fırsatlar için geliştirici aksiyon planı yapmalıdır.

Risk ve fırsatlar ve geliştiren aksiyon planları süreç sahiplerine duyurulmalı ve eğer gerekli görülürse süreçlerde gerekli revizyonlar yapılmalıdır.

Risk ve fırsatlar sürekli izlenerek planlanan aksiyonların işlevsel olup olmadığı değerlendirilmeli, aksiyon planı istenen etkiyi oluşturmadığı taktirde yeni bir aksiyon planı yapılmalıdır.

Şirketin belirlenen Kalite Hedeflerine ulaşmak için gerekli faaliyetleri planlanır. Bu planlama süreci, kalite hedeflerini gerçekleştirmek için izlenecek stratejileri, programları ve projeleri içerir. Bu kapsamda, organizasyonlar kalite hedeflerini belirlerken akıllı (spesifik, ölçülebilir, erişilebilir, ilgili ve zamana bağlı) bir yaklaşım benimsemeli ve bu hedeflere ulaşmak için kaynakları ve süreçleri planlamalıdır. Ayrıca, bu faaliyetlerin kaynakları, süreleri ve sorumlulukları da planlanır. Kalite performansını sürekli olarak iyileştirmek için bu faaliyetleri etkin bir şekilde uygulanır ve izlenir.

Kalite yönetim sistemine etki edecek bir değişiklik olması durumunda

a)    Değişikliklerin amaçları ve potansiyel sonuçları 

b)    Kalite yönetim sisteminin bütünlüğünün etkisi

c)    Değişiklik için gerekli kaynakların varlığını

d)    Değişiklikle ilgili yetki ve sorumluluklar

Hakkında analiz yaparak, bu analiz yapmalı ve bu analiz sonucu değişikliğe karar vermeli

Yönetim sistemini etkileyecek herhangi bir değişiklik kararı alınmadan önce,

-Ne, ne zaman nasıl, kim tarafından ve hangi kaynaklar tarafından yapılacak belirlenmeli.

- Değişiklik için mevcut kaynaklar yeterli mi? Varsa yeni kaynak ihtiyaçları nelerdir tespit edilmeli.

- Değişikliğin sonucunun şirkete etkisi ne olacak araştırılmalı.

Ve istenen analizler tamamlandıktan sonra hazırlanan değişiklik raporu, değişiklik konusunda yetkili bir personel tarafından onaylandıktan sonra değişiklik gerçekleştirilmelidir.

Şirketiniz, Kalite Yönetim Sistemi dahilinde çalışan personellerin yetkinliğini belirlemeli, bu yetkinlikleri güvence altına almalıdır.

Ayrıca gerekli olduğu taktirde şirket personellerine yeni yetkinlikler kazandırmak için gerekli eğitimleri planlamalıdır.

Organizasyon şemasında yer alan her personel için gerekli olan yetkinlikler belirlenmeli, personel alımında bu yetkinliklere sahip personeller tercih edilmeli.

Belirlenen yetkinliklerin eksik olması ya da yeni yetkinlik ihtiyacı olması durumunda personele yeni yetkinlikler kazandırabilmek için gerekli eğitim imkanları sağlanmalıdır.

Yönetim sistemi dahilinde çalışan tüm personellerin aşağıdakilerin farkında olduğunu güvence altına almalıdır:

a)    Kalite politikasının,

b)    Kalite hedeflerinin

c)    KYS etkinliğine katkılarının,

d)    KYS şartlarını yerine getirmemeleri sonucu oluşacak etkilerin

Yeni işe başlayan personellere şirketin genel yönetim sistemleri hakkında ve çalışacağı süreçler konusunda oryantasyon eğitimleri ve tüm personele her yıl düzenli olarak yönetim sistemleri farkındalık eğitimi verilebilir. Verilen eğitimlerin kayıtları muhafaza edilmelidir.

Şirketinizde dahili ve harici iletişim yöntemlerini belirleyerek aşağıdaki maddelere net cevaplar verilmesi gerekmektedir. Bu, personel arasında bilgi paylaşımını, müşterilerle, tedarikçilerle ve diğer ilgili taraflarla iletişimi içerir.

Şirketin iletişim yöntemleri ve iletişim araçları belirlenerek ilgili personele duyurulmalı.

Telefon numarası, mail adresi gibi iletişim kaynakların ulaşılabilirliği güvence altına alınmalıdır.

Kalite yönetim sistemi ile ilgili dokümante edilmiş bilgiyi tanımlar, oluşturur, günceller ve korur. Bu bilgi, prosedürler, talimatlar, politikalar, kayıtlar ve diğer dokümanları içerebilir.

Şirket içi bir dokuman formatı hazırlanabilir (Logo, antet, standart yazım formatı ve standart kalıplar kullanılarak

Ayrıca her dokuman için, şirket içinde belirlenen yöneteme göre bir dokuman numarası ve dokuman ismi verilmelidir.

Hazırlanan dokumanlar yetkin bir personel tarafından gözden geçirilip uygulandıktan sonra kullanılmaya başlanmalı, 

Ayrıca tüm dokümanlarda hazırlayan ve onaylayan bilgisi mevcut olmalı.

Dokümanları hazırlamanın yanı sıra dokümanlara ilgili kişilerce ulaşılabilirliğin ve gerekli dokümanlarda da gizliliğin güvence altına alınması gerekmektedir

Ürün veya hizmetine yönelik proses/prosesler hazırlamak gerekmektedir.

Proses bir prosedür içerisinde anlatılabilir ya da akış şeması, süreç kartı gibi yöntemler kullanılabilir.

Burada önemli olan hazırlanan proseslerin  '4.4 Kalite yönetim sistemi ve prosesleri' maddesinde verilen proses hazırlama kriterlerine uygun olmasıdır. Genel olarak ifade etmek gerekirse, prosesler için gerekli şartlar ve kaynaklar belirlenmeli, gerekli kontrol yöntemi planlanmalı ve uygulanmalı.

  Aşağıdakileri sağlamak için gerekli olan kapsamda, dokümante edilmiş bilgiyi tayin etmeli, muhafaza etmeli ve sürekliliğini sağlamalıdır:

    1) Proseslerin planlanan şekilde işletildiğini güvence altına almak,

     2) Ürün ve hizmetlerin şartlarına uygunluğunu göstermek.

Planlamanın çıktısı, kuruluşun operasyonlarına uygun olmalıdır.

Kuruluş, planlı değişikleri kontrol etmeli ve istenmeyen değişikliklerin sonuçlarını, olumsuz etkilerini azaltacak gerekli faaliyetleri gerçekleştirerek gözden geçirmelidir.

Kuruluş, dışarıya yaptırdığı proseslerin kontrol edildiğini güvence altına almalıdır ((bk. Madde 8.4). 

Bu madde, kuruluşların ürettikleri ürün veya sundukları hizmetler için belirledikleri şartları ele alır. Ürün veya hizmetin gereksinimleri ve müşteri beklentileri, belirlenen şartların temelini oluşturur. Planlama sürecinde, ürün veya hizmetin gerekli özellikleri, nitelikleri, performans kriterleri ve diğer gereksinimleri belirlenir. Bunlar, ürün veya hizmetin kalite seviyesini belirleyen önemli unsurlardır. Ayrıca, belirlenen şartlar, ürün veya hizmetin tasarım ve üretim aşamalarında rehberlik sağlar. Bu kapsamda, ürün veya hizmetin şartları belirlenirken müşteri gereksinimleri, yasal düzenlemeler, standartlar ve kuruluşun kendi politika ve prosedürleri dikkate alınır.

Tasarım gerçekleşmeden önce tasarım için planlama yapılmalıdır.

Bunun için bir planlama süreci hazırlanıp,

Planlanan girdi ve çıktılardan yola çıkarak, tasarım için gerekli aşamalar, süre, kaynaklar, ihtiyaç duyulan yetkinlikler, uymakla yükümlü olan yasal ve diğer gereklilikler, kontrol ve geçerli kılma faaliyetleri belirlenerek tüm bu verilerden oluşan anlamlı bir bütünle tasarım planı oluşturulabilir.

Tasarım planı dokümante edilmiş bilgi olarak muhafaza edilmelidir.

Hazırlanan tasarım planı İlerleyen aşamalarda planlanan ve uygulanan tasarımı karşılaştırmamıza veri oluşturacaktır.

Tasarımın gerçekleştirilmesi aşamasında, 

Tasarım planında kullanılan veriler girdi olarak kullanılır,

Tasarım süresince planlanan gözden geçirmeler uygulanır, gözden geçirmeler sonucu ya tasarım aşaması onaylanarak devam edilir veya onaylanmayan bir aşama varsa gerekli düzeltici faaliyet uygulanır.

Planlanan geçerli kılma faaliyeti başarı ile tamamlandıktan sonra tasarım ve geliştirme çıktıları toparlanır. Örneğin prototipi üretilen ve başarı ile çalışan bir makinanın geçerli kılma faaliyet aşaması başarı ile tamamlandıktan sonra hazırlanan proje bitirme raporu ile tasarım çıktıları sunulur. 

Satın alma süreci hazırlanarak, ürün ve tedarikçi için şartlar belirlenebilir.

Tedarikçi şartları belireninken alınan ürünün niteliği ve önemi de göz önünde bulundurulmalıdır.

Örneğin;

İnşaat sektöründe faaliyet gösteren bir şirket olduğunuzu ele alırsak, beton, yapının sağlamlığı, güvenlik, proje süresi, proje bütçesi, proje itibarı gibi birçok faktörü etkilediğinden, yüksek önem seviyesine sahip bir malzemedir, tedarik etmeden önce detaylı tedarikçi değerlendirmesi yapılmalıdır.

Beton tedarikçisi için;

• İstenilen niteliklere uygun beton üretebilecek kapasitede olması

• Malzeme raporlarını sunması

• Zamanında teslim kriterlerine uygun olması (yakınlık ve şantiyeye ulaşma süresi)

• Alınan numunelerde beklenilen kriterlere ulaşılması

• Şirket ödeme koşullarına uyması (TL ile ödeme , uzun vadede ödeme vs.)

• ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 sertifikalarına sahip olması 

Şeklinde detaylı kriterler aranabilir.

Aynı şirket için kırtasiye malzemelerini satın alındığı bir tedarikçi ele alınırsa, bu tedarikçiden yapılan satın almalar doğrudan projeyi etkilemeyecek ve yüksek ekonomik etkileri olmayacaktır, Bu sebeple bu çapta bir tedarikçi için şirketiniz tedarikçi kriterlerini planlanan bütçeye uygun olarak istenilen ürünleri zamanında teslim ederek şirketin KYS'sine uyum sağlayacak bir şirket olarak belirleyebilir

Not: Kimyasal madde satın almanız durumda güvenlik amaçlı malzemenin  MSDS olarak bilinen malzeme güvenlik raporunu talep etmeniz önemlidir.

Satın alma sürecindeki kriterlere uygun tedarikçileri kaydetmek için onaylı tedarikçi listesi hazırlanarak sadece onaylı tedarikçilerle çalışılabilir.

Ayrıca mevcut çalışılan tedarikçilerin performansları tedarik sonrası değerlendirilerek değerlendirme sonucuna göre söz konusu tedarikçinin onaylı tedarikçi listesinde kalmasına ve silinmesine karar verilebilir

Üretilen ürün ve hizmetin özellikleri ve ulaşılması planlanan sonuçları belirle ve ilgili dokümante edilmiş bilgiyi muhafaza et.

Tanımlama ve izlenilebilirlik yöntemi belirle ilgili dokümante edilmiş bilgiyi muhafaza et

Dış tedarikçiye ait mülkiyeti belirle ve güvence altına al.

Ürün veya hizmet çıktısını istenilen şartları koruyacak şekilde güvence altına al.

Teslimat sonrası faaliyetleri tanımla

Değişiklikleri gözden geçir, gözden geçirme sonuçlarını dokümante edilmiş bilgi olarak kayıt altına l.

Değişiklik kararının yetkin kişilerce verilmiş olması gerektiğine dikkat et.

Bu madde, ürün veya hizmetin pazarlanması ve müşterilere sunulması sürecini ele alır. Ürün veya hizmetin piyasaya sunumu, planlanmış pazarlama stratejileri ve faaliyetleri doğrultusunda gerçekleştirilir. Bu süreçte, ürün veya hizmetin tanıtımı, dağıtımı, satışı ve teslimatı gibi adımlar yer alır. Ayrıca, müşteri taleplerinin karşılanması ve müşteri memnuniyetinin sağlanması da bu sürecin önemli bir parçasıdır. Kuruluşlar, ürün veya hizmetin piyasaya sunumuyla ilgili olarak müşteri geri bildirimlerini dikkate alır ve gerektiğinde ürün veya hizmetlerini iyileştirme çalışmaları yaparlar. Bu şekilde, müşteri beklentilerini karşılayan ve rekabet avantajı sağlayan ürün veya hizmetler sunulmuş olur.

Bu madde, kalite yönetim sisteminin performansını izlemek, ölçmek, analiz etmek ve değerlendirmek için gereken süreçleri ele alır. İzleme ve ölçme faaliyetleri, kuruluşun kalite performansını değerlendirmesine ve sürekli iyileştirme çabalarını yönlendirmesine yardımcı olur. Bu süreçler, belirlenen kalite hedeflerine ulaşma durumunu değerlendirmek için kullanılır.

İzleme ve ölçme faaliyetleri, belirlenen kritik performans göstergelerini (KPI'lar) kullanarak yapılır. Bu göstergeler, müşteri memnuniyeti, ürün kalitesi, hizmet performansı, süreç etkinliği gibi çeşitli alanlarda performansı ölçmeyi amaçlar. İzleme ve ölçme sonuçları düzenli olarak toplanır, analiz edilir ve raporlanır.

Analiz edilen veriler, kalite yönetim sisteminin etkinliğini değerlendirmek için kullanılır. Bu analizler, süreçlerdeki iyileştirme fırsatlarını belirlemek, olası sorunları önceden tanımlamak ve kalite performansını sürekli olarak artırmak için kullanılır.

Değerlendirme süreçleri, kuruluşun kalite yönetim sisteminin uygunluğunu, etkinliğini ve sürekli iyileştirme çabalarını değerlendirir. Bu değerlendirme süreçleri, iç tetkikler, yönetimin gözden geçirmesi ve diğer uygun yöntemler aracılığıyla gerçekleştirilir.

Sonuç olarak, izleme, ölçme, analiz ve değerlendirme süreçleri, kuruluşların kalite yönetim sistemlerini sürekli olarak geliştirmelerine ve müşteri memnuniyetini artırmalarına yardımcı olur. Bu süreçler, kuruluşların kalite performansını izlemelerine, belirli hedeflere ulaşmalarına ve sürekli olarak iyileştirmelerine olanak tanır.

İç tetkik süreci hazırlanarak, iç tetkik ve koşulları tarif edilebilir.

Süreç hazırlarken iç tetkikin yetkin kişilerce en az yılda bir kez yapılıyor olmasına dikkat edilmeli

Şirketinizde iç tetkik hakkında aşağıdaki faktörler gereklidir

Sıklık, yöntemler, sorumlulukların da tarif edildiği iç tetkik programının planlanması, oluşturulması, uygulanması ve sürdürülmesi. (Programda kritik süreçlere öncelik verilmelidir)

• Her bir tetkik için tetkik kriterlerinin ve kapsamın tanımlanması,

• Tarafsızlığı ve objektifliği temin edecek şekilde tetkikçilerin seçimi ve tetkiklerin yürütülmesi,

• Tetkik sonuçlarının uygun yönetim kademesine raporlanmasının temin edilmesi

• Tetkik programı/programları ve tetkik sonuçlarının delil teşkil eden yazılı bilgilerinin muhafaza edilmesi.

9.3.1 Genel 

Her sene en az yılda bir kez yukarıda verilen girdiler kullanarak istenilen çıktılara ulaşmayı hedefleyen YGG toplantısı yapılmalıdır. kayıt altına alınmalıdır

9.3.2 Yönetimin gözden geçirmesi girdileri

 Yönetimin gözden geçirmesi aşağıdakiler dikkate alınarak planlanmalı ve gerçekleştirilmelidir

a)    Önceki yönetim gözden geçirmelerinde karar alınan faaliyetlerin durumu,b)    Kalite yönetim sistemi ile ilgili iç ve dış hususlardaki değişiklikler,c)    Aşağıdakilerle ilgili eğilimler dâhil, kalite yönetim sisteminin performansı ve etkinliği ile ilgili bilgi:1)    Müşteri memnuniyeti ve ilgili taraflardan gelen geri bildirimler,2)    Kalite hedeflerine erişme derecesi,3)    Proses performansı ile ürün ve hizmetlerin uygunluğu,4)    Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler,5)    İzleme ve ölçme sonuçları,6)    Tetkik sonuçları,7)    Dış tedarikçilerin performansı.d)    Kaynakların yeterliği,e)    Risk ve fırsatların belirlenmesi (bk. Madde 6.1) için gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinliği,f)    İyileştirme için fırsatlar.

9.3.3 Yönetimin gözden geçirmesi çıktıları 

YGG toplantısı öncesi hazırlanan KYS değerlendirme toplantısında standartta YGG girdisi olarak verilen girdiler kullanılarak, tüm bu konular toplantıda değerlendirilmelidir.

Toplantı sonucu,

a)    İyileştirme için fırsatlar,b)    Kalite yönetim sistemi ile ilgili her türlü değişiklik ihtiyacı,c)    İhtiyaç duyulan kaynaklar.

Çıktılarına ulaşılarak, toplantı raporu formatında dokumante edilmiş bilgi olarak kayıt altına alınmalıdır.

Tespit edilen uygunsuzluk için uygunsuzluk raporu hazırlanarak öncelikle kök neden tespiti yapılmalı, kök neden tespit edilerek uygunsuzluğun tekrarını engelleyecek düzeltici faaliyet planlanmalı. Uygunsuzluk başka departmanlarda ya da başka alanlarda da gerçekleşti mi kontrol edilip gerekli tüm düzeltmeler yapılıp, takrarını önleyici faaliyetler olanladıktan sonra uygunsuzluk raporu kapatılır. Kapanan rapor yetkili bir personel tarafından onaylanmalıdır 

Kuruluş, kalite yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterliğini ve etkinliğini sürekli iyileştirmelidir. 

Kuruluş, sürekli iyileştirmenin bir parçası olarak ele alınacak ihtiyaç veya fırsatların mevcut olup olmadığını tespit etmek için analiz ve değerlendirmenin sonuçları ile yönetimin gözden geçirmesinin çıktılarını dikkate almalıdır. 

Uygunsuzluklar takip edililp düzeltici faaliyet planlanmalı, riskler tespit edilerek ortadan kaldırma/azaltmaya yönelik, fırsatlar tespit edilip geliştirmeye yönelik faaliyetler planlanmalı.

Süreç performansları sürekli izlenip performans değerlendirmesi yapılarak, süreçlerde istenilen performanslara ulaşılıp ulaşılmadığı kontrol edilmeli, süreçlerden istenilen performans tespit edilmediği taktirde, süreçler için iyileştirici faaliyet planlanması gerekmektedir