ISO 14001

4. KURULUŞUN BAĞLAMI

Şirketinizi etkileyen unsuları belirlemeniz, sisteminizi kurmanızda yönlendirici nitelik taşıyacaktır

4.1 Kuruluşun Bağlamının Anlaşılması

Bu adımda, organizasyonun çevresi ve işletme bağlamı incelenir. Organizasyonun faaliyet gösterdiği sektör, yasal gereklilikler, paydaşlar ve diğer dış etmenler dikkate alınarak organizasyonun bağlamı anlaşılır.

Not: İç ve dış hususlar genel yaklaşımla rastgele örneklendirilmiştir, şirketinizin kapsamına özgü özelleştirmeniz ve detaylandırmanız gerekmektedir.

4.2 İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması

Şirketin işleyişini etkileyen ilgili tarafları belirlenerek, bu tarafların çevresel ihtiyaçları ve beklentileri tespit etmelidir.

Madde 4.1'de belirletilen iç ve dış hususlar ilgili tarafların tespitinde yönlendirici nitelik taşımaktadır.

Örneğin, yerel topluluklar, yerel yönetimler, müşteriler, tedarikçiler ve diğer ilgili tarafların çevresel beklentileri göz önünde bulundurulmalıdır.

4.3 Kapsam

Çevre yönetim sisteminin kapsamı belirlenmeli ve şirketinizin çevresel etkileri üzerinde kontrol sahibi olduğu alanlar tanımlanmalıdır. Bu kapsam, şirketin faaliyet alanlarını, ürün ve hizmetlerini, tesislerini ve operasyonlarını içermelidir. Ayrıca, standart kapsamı dışında kalan unsurların (varsa) gerekçeleriyle birlikte belirtilmesi gerekmektedir.

4.4 Yönetim Sistemi ve Prosesler

Şirketinizin çevresel performansını iyileştirmek için gerekli yönetimsel, destek ve operasyonel prosesler belirlenmeli ISO 14001 standardına uygun olarak tanımlanmalıdır. Bu prosesler, çevresel etkilerin azaltılması, atık yönetimi, enerji verimliliği ve diğer çevresel hedeflerin başarılmasına yönelik olabilir. Süreçler sürekli iyileştirme prensiplerine dayalı olarak sürekli olarak gözden geçirilmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.

5. LİDERLİK

5.1 Liderlik ve Taahhüt

Üst yönetim, çevresel yönetim sisteminin etkili bir şekilde işlemesi için liderlik göstermelidir. Bu kapsamda:

• Çevre stratejilerine uygun olarak çevre politikası oluşturulmalı ve bu politikaya uygun prosesler belirlenmelidir.

• Üst yönetim, risk ve fırsat temelli bir yaklaşım benimseyerek çevresel performansı sürekli iyileştirmeyi teşvik etmelidir

5.2 Politika

Şirketin çevre hedeflerini ve taahhütlerini içeren resmi bir çevre politikası oluşturulmalıdır. Bu politika, organizasyonun çevre performansını yönlendiren ve destekleyen temel bir belgedir

5.3 Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Üst yönetim, çevresel yönetim sisteminin etkin bir şekilde işlemesi için görev, yetki ve sorumlulukları belirlemelidir. Bu çerçevede:

• Organizasyon şeması hazırlanmalı ve her pozisyon için görev, yetki ve sorumluluklar tanımlanmalıdır.

• Kritik pozisyonlar için vekalet edecek pozisyonlar belirlenmeli ve iş sürekliliği sağlanmalıdır.

6. PLANLAMA

6.1 Risk ve Fırsat Belirleme Faaliyetleri

Şirketinizin çevre risklerini belirlemek ve fırsatları tanımlamak için planlama yapmalıdır. Bu faaliyetler, organizasyonun iç ve dış çevresindeki faktörleri değerlendirir ve çevresel performansı etkileyebilecek olası tehlikeleri ve fırsatları tanımlar.

6.1.1 Genel

Çevresel risk ve fırsat belirleme sürecinin genel prensipleri ve prosedürleri belirlenir. Bu kapsamda, risk ve fırsatları belirlemek için kullanılacak yöntemler, sorumluluklar, kaynaklar ve sürecin zamanlaması gibi detaylar belirlenir.

6.1.2 Çevre boyutları

 Organizasyon, faaliyetlerinin çevresel etkilerini değerlendirir ve çevresel boyutlarını belirler. Bu süreçte, hava ve su kirliliği, enerji kullanımı, atık yönetimi gibi çevresel boyutlar göz önünde bulundurulur ve bunların organizasyon üzerindeki etkileri değerlendirilir.

6.1.3 Uygunluk yükümlülükleri

Organizasyon, çevresel yasal gereklilikleri ve diğer uygulanabilir şartları belirler. Bu kapsamda, çevre mevzuatı, yönetmelikler, standartlar ve müşteri gereksinimleri gibi uygunluk yükümlülükleri gözden geçirilir ve organizasyonun bu gerekliliklere uygunluğu değerlendirilir.

6.1.4 Planlama faaliyeti

Organizasyon, belirlenen riskler ve fırsatlar doğrultusunda eylem planları geliştirir. Bu planlar, riskleri azaltmaya veya ortadan kaldırmaya yönelik önlemleri içerebilirken, fırsatları değerlendirmek ve değer yaratmak için stratejileri kapsayabilir. Planlama faaliyetleri, kaynakların tahsisi, zaman çizelgesi ve sorumlulukların belirlenmesini içerir.

6.2 Çevre Amaçları ve Bunlara Ulaşmak İçin Planlama

6.2.1 Çevre Amaçları

Çevresel performansını iyileştirmek için belirlenilen hedeflerdir. Bu amaçlar, çevresel etkileri azaltmaya, doğal kaynakların korunmasına veya sürdürülebilirlik prensiplerini teşvik etmeye yönelik olabilir. Çevre amaçları, organizasyonun çevre politikası ve stratejileri doğrultusunda belirlenir.

6.2.2 Çevre Amaçlarına Ulaşmak İçin Faaliyetlerin Planlanması

Şirketin belirlenen çevre amaçlarına ulaşmak için gerekli faaliyetleri planlanır. Bu planlama süreci, çevre amaçlarını gerçekleştirmek için izlenecek stratejileri, programları ve projeleri içerir. Ayrıca, bu faaliyetlerin kaynakları, süreleri ve sorumlulukları da planlanır. Çevre performansını sürekli olarak iyileştirmek için bu faaliyetleri etkin bir şekilde uygulanır ve izlenir.

7. DESTEK

7.1  Kaynaklar

Çevre yönetim sistemi gerekliliklerini yerine getirmek için ihtiyaç duyduğu kaynaklar belirlenir, sağlanır ve sürdürülür. Bu kaynaklar insan kaynağı, altyapı, çalışma ortamı ve finansal kaynakları içerebilir.

7.2  Yeterlilik

Şirketiniz, Çevre Yönetim Sistemi dahilinde çalışan personellerin yeterliliklerini belirlemeli, bu yeterlilikleri güvence altına almalıdır.

Ayrıca gerekli olduğu taktirde şirket personellerine yeni yeterlilikler kazandırmak için gerekli eğitimleri planlamalıdır.

Çevre yönetim sistemine dahil olan her personel için gerekli olan yeterlilikler belirlenmeli, personel alımında bu yetkinliklere sahip personeller tercih edilmeli.

Belirlenen yeterliliklerin kinliklerin eksik olması ya da yeni yeterlilik  ihtiyacı olması durumunda personele yeni yeterlilikler kazandırabilmek için gerekli eğitim imkanları sağlanmalıdır.

7.3  Farkındalık

Çevre Yönetim sistemi dahilinde çalışan tüm personellerin aşağıdakilerin farkında olduğunu güvence altına almalıdır:

a)    Çevre politikasının,

b)    Çevre hedeflerinin

c)    ÇYS etkinliğine katkılarının,

d)    ÇYS şartlarını yerine getirmemeleri sonucu oluşacak etkilerin

Yeni işe başlayan personellere şirketin genel yönetim sistemleri hakkında ve çalışacağı süreçler konusunda oryantasyon eğitimleri ve tüm personele her yıl düzenli olarak yönetim sistemleri farkındalık eğitimi verilebilir. Verilen eğitimlerin kayıtları muhafaza edilmelidir.

7.4  İletişim

Şirketinizde dahili ve harici iletişim yöntemlerini belirleyerek aşağıdaki maddelere net cevaplar verilmesi gerekmektedir. Bu, personel arasında bilgi paylaşımını, müşterilerle, tedarikçilerle ve diğer ilgili taraflarla iletişimi içerir.

7.4.1 Genel

Organizasyonun çevre yönetim sistemi ile ilgili genel iletişim stratejisi ve prosedürleri belirlenir.

7.4.2 İç İletişim

Organizasyon içindeki iletişim süreçleri ve kanalları, çevre yönetim sistemi ile ilgili bilgilerin personel arasında etkili bir şekilde iletilmesini sağlar.

7.4.3 Dış İletişim

Organizasyonun dışındaki paydaşlarla iletişim süreçleri ve kanalları, çevre yönetim sistemi ile ilgili bilgilerin müşteriler, tedarikçiler, kamu ve diğer paydaşlarla etkili bir şekilde iletilmesini sağlar.

7.5  Dokümante Edilmiş Bilgi

Çevre yönetim sistemi ile ilgili dokümante edilmiş bilgiyi tanımlar, oluşturur, günceller ve korur. Bu bilgi, prosedürler, talimatlar, politikalar, kayıtlar ve diğer dokümanları içerebilir.

Şirket içi bir dokuman formatı hazırlanabilir (Logo, antet, standart yazım formatı ve standart kalıplar kullanılarak

Ayrıca her dokuman için, şirket içinde belirlenen yöneteme göre bir dokuman numarası ve dokuman ismi verilmelidir.

Hazırlanan dokumanlar yetkin bir personel tarafından gözden geçirilip uygulandıktan sonra kullanılmaya başlanmalı, 

Ayrıca tüm dokümanlarda hazırlayan ve onaylayan bilgisi mevcut olmalı.

Dokümanları hazırlamanın yanı sıra dokümanlara ilgili kişilerce ulaşılabilirliğin ve gerekli dokümanlarda da gizliliğin güvence altına alınması gerekmektedir.

8. OPERASYON

8.1 Operasyonel planlama ve kontrol

Çevre yönetim sistemi kapsamında belirlenen amaçları gerçekleştirmek için operasyonel planlama ve kontrol faaliyetlerini yürütür. Bu faaliyetler, çevresel etkilerin azaltılması, atık yönetimi, enerji verimliliği ve çevresel risklerin kontrolü gibi çevresel performansı iyileştirmeyi amaçlar. Operasyonel planlama ve kontrol süreci, belirlenen hedeflere ulaşmak için gerekli olan kaynakların tahsisi, operasyonel süreçlerin belirlenmesi, izlenmesi ve gerekli düzeltici önlemlerin alınması gibi adımları içerir.

8.2 Acil duruma hazır olma ve müdahale

Çevresel acil durumlara hazırlıklı olmak ve bu durumlarla etkili bir şekilde başa çıkmak için gerekli önlemleri almak gerekmektedir. Acil duruma hazırlık faaliyetleri, çevresel risklerin ve tehlikelerin değerlendirilmesi, acil durum planlarının geliştirilmesi, personelin eğitimi ve acil durum tatbikatlarının düzenlenmesini içerir. Bu süreçte amaç, çevresel kirliliği önlemek, insan sağlığını korumak ve çevresel etkileri minimize etmektir.

9. PERFORMANS DEĞERLENDİRME

9.1 İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme

Organizasyon, çevre yönetim sistemi performansını sürekli olarak izler, ölçer, analiz eder ve değerlendirir. Bu süreç, çevresel performans verilerinin toplanması, belirlenen hedeflerin ve yasal gerekliliklerin karşılanmasının değerlendirilmesi, çevresel etkilerin analizi ve performansın iyileştirilmesi için fırsatların belirlenmesi gibi adımları içerir.

9.1.1 Genel

İzleme, ölçme, analiz ve değerlendirme sürecinin genel ilkeleri ve prosedürleri belirlenir. Bu kapsamda, izleme ve ölçme faaliyetlerinin sıklığı, kullanılan metotlar, veri toplama ve kayıt tutma prosedürleri gibi detaylar belirlenir.

9.1.2 Uygunluğun değerlendirilmesi

Organizasyon, çevresel yasal gerekliliklere ve diğer uygulanabilir şartlara uygunluğu değerlendirir. Bu değerlendirme süreci, organizasyonun çevresel yasal gereklilikleri anlamasını, uygunluk durumunu izlemesini ve gerektiğinde düzeltici önlemler almasını içerir.

9.2 İç Tetkik

İç tetkik süreci hazırlanarak, iç tetkik ve koşulları tarif edilebilir.

Süreç hazırlarken iç tetkikin yetkin kişilerce en az yılda bir kez yapılıyor olmasına dikkat edilmeli

Şirketinizde iç tetkik hakkında aşağıdaki faktörler gereklidir

Sıklık, yöntemler, sorumlulukların da tarif edildiği iç tetkik programının planlanması, oluşturulması, uygulanması ve sürdürülmesi. (Programda kritik süreçlere öncelik verilmelidir)

• Her bir tetkik için tetkik kriterlerinin ve kapsamın tanımlanması,

• Tarafsızlığı ve objektifliği temin edecek şekilde tetkikçilerin seçimi ve tetkiklerin yürütülmesi,

• Tetkik sonuçlarının uygun yönetim kademesine raporlanmasının temin edilmesi

• Tetkik programı/programları ve tetkik sonuçlarının delil teşkil eden yazılı bilgilerinin muhafaza edilmesi.

9.3 Yönetimin Gözden Geçirmesi

Üst yönetim, çevre yönetim sisteminin etkinliğini ve uygunluğunu periyodik olarak gözden geçirir. Bu gözden geçirme toplantıları, çevresel performansın değerlendirilmesi, politika ve hedeflerin gözden geçirilmesi, iç ve dış faktörlerin değerlendirilmesi ve iyileştirme fırsatlarının belirlenmesini içerir.

10. İYİLEŞTİRME

10.2 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet

Tespit edilen uygunsuzluk için uygunsuzluk raporu hazırlanarak öncelikle kök neden tespiti yapılmalı, kök neden tespit edilerek uygunsuzluğun tekrarını engelleyecek düzeltici faaliyet planlanmalı. Uygunsuzluk başka departmanlarda ya da başka alanlarda da gerçekleşti mi kontrol edilip gerekli tüm düzeltmeler yapılıp, takrarını önleyici faaliyetler olanladıktan sonra uygunsuzluk raporu kapatılır. Kapanan rapor yetkili bir personel tarafından onaylanmalıdır 

10.2 SÜREKLİ İYİLEŞTİRME

Kuruluş, kalite yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterliğini ve etkinliğini sürekli iyileştirmelidir. 

Kuruluş, sürekli iyileştirmenin bir parçası olarak ele alınacak ihtiyaç veya fırsatların mevcut olup olmadığını tespit etmek için analiz ve değerlendirmenin sonuçları ile yönetimin gözden geçirmesinin çıktılarını dikkate almalıdır. 

Uygunsuzluklar takip edililp düzeltici faaliyet planlanmalı, riskler tespit edilerek ortadan kaldırma/azaltmaya yönelik, fırsatlar tespit edilip geliştirmeye yönelik faaliyetler planlanmalı.

Süreç performansları sürekli izlenip performans değerlendirmesi yapılarak, süreçlerde istenilen performanslara ulaşılıp ulaşılmadığı kontrol edilmeli, süreçlerden istenilen performans tespit edilmediği taktirde, süreçler için iyileştirici faaliyet planlanması gerekmektedir